情報システムの使い方 ～ITが『経営に役立つ』とは何か？～ 第1回：情報システムはなぜ役に立たないのか

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今回のコラムでは「どのように（どのような目的で）情報システムを利用すること」が課題解決に繋がるのかを、数回にわたって解説していきます。

多くの企業において、「情報システム導入に高い費用を支払ったにも関わらず、何の役に立っているか分からない」「残業が減っていない」「コスト削減が実現できていない」といった社内の声が上がることは、決して少なくありません。
そのような状況の中で、情報システム部門はどのように対応していけばよいのか、頭を悩ませている方が多いのではないでしょうか。
本コラムの第1回では、まず「なぜ情報システムが役に立たないと言われてしまうのか」について考察していきましょう。

そもそも情報システムの役割とは何でしょうか？
ノーランの発展段階説において、情報システムの発展は下図の6ステージに分けられ、それぞれのステージごとに情報システムの目的が定義されています。

ステージ1：初期
初期では、情報システムは単純な計算処理を効率化する役割を担う程度です。
この段階は所謂「マニア」の世界であり、情報システム部門自身がコンピュータ技術を習得しながらシステム開発をしています。
エンドユーザもあまり関心を持たず、新奇なものには関わりたくないという認識を持っているような段階です。

ステージ2：普及期
普及期では、経理処理等における事務作業の効率化や合理化が、情報システムの役割です。
この段階になると開発が急速に行なわれ、情報システム部門の要員を増強するために、利用部門の人をプログラマにしていきます。
利用部門の関心も急速に高まりますが、ややもするとブーム的な関心です。

ステージ3：コントロール期
コントロール期では、各サブシステムをI/Fで 連携させることにより、より業務を効率化していく段階です。
例えば、受注システムと会計システムを連携し、経理処理をより一層効率化することが情報システムの役割になります。
この段階になると、急速なシステム化による費用の増大や、個々のシステムがバラバラであることが問題になってきます。
そこで、全体の観点から統合しようという機運がたかまり、これまでほとんど放任していたシステム化を、基準を設けて統制していきます。
それにより情報化費用の上昇は抑えられますが、情報システム部門の権力が増大します。
また利用部門は徐々に熱が冷めて、あるときは積極的に参画したり、あるときは無関心になったりというような状態になります。

ステージ4：統合期
統合期の情報システムの目的は、データベースの統合（すなわち現在のERPのような情報システム）です。
この段階では、社内のシステムは個別最適ではなく全体最適で構築されなければならず、経営的な観点から情報化の意義を考えて、経営者の強いリーダーシップのもとで、情報システム部門も利用部門も一緒に情報化を考えなければならない状況になります。

ステージ5：アーキテクチャ
アーキテクチャの段階では全社的な統合を考え、情報資源の管理、特に各システムで収集したデータをもっと有効に活用することが重要だと認識されます。
ですからデータベース化や、そのデータベースからエンドユーザが情報を得ることによって、それらを業務に役立てることが重視されます。
従って、この段階での情報システムの役割としては、全社ネットワーク等を通じてシステムインフラを再構築することと言えます。
また、情報システムの開発と運用に係る費用対効果について、利用部門が責任を持つことが認識されてきます。

ステージ6：分散期
分散期での情報システムはよりユーザー指向になり、統制されつつも運用部門が利用しやすいシステムを強化させることが、その役割となります。
この段階では、経営戦略と情報システムとが統合され、かつ情報システム部門と利用部門の任務が見直されて、それぞれの任務に見合った組織となっていきます。

さて、上記の「ノーランの発展段階説」に当てはめると、多くの企業の情報システムはステージ3から4に位置しており、単純なシステム導入では効果を出せない状況にあります。
それでは、ステージ4以降における情報システムの導入には、何が求められるのでしょうか？
ステージ4以降の情報システムは、経営の仕組に直結しています。
ですから個別最適ではなく、経営の目的に照らして全体最適の観点から情報システムを設計していかなければなりません。
全体最適とは、端的に言うと「やりたいこと」が実現できる経営になっているということです。
経営の目的が売上拡大とコスト削減とでは、それらを達成するための情報システムの絵姿が異なっていることは理解していただけるでしょう。
経営の目的を達成するためには、会社全体の設計図が情報システムの開発に先行して必要になります。
会社全体の設計図とは「会社の目的・経営の意図」であり、事業の成功や事業体の見直し等を達成するために、会社として何を備えていなければならないかを明確にすることが必要です。
「会社の目的・経営の意図」の現実化こそが成果ですので、ただ単に情報システムに盛り込むべき要件のみを整理すれば良いわけではありません。
全社戦略・事業戦略／組織・人事／業務オペレーションについても備えるべきものを明確にし、情報システムはその中の一つとして、導入の目的を明確にしておかなければならないのです。
ところが実態はというと、導入の目的が明確でないまま情報システムの導入を進めて失敗してしまった…というケースが後を絶ちません。
前述した通り、情報システムは会社の目的や経営の意図を達成するために備えるべきものの一つです。
にもかかわらず、目的が不明瞭なまま導入を推進すれば、プロジェクトが失敗に終わる（結果として、導入された情報システムが役に立たない）ことは明らかです。
また、情報システムの導入目的が明確でも、会社として備えるべき全社戦略・事業戦略／組織・人事／業務オペレーションを備えていなければ、情報システム導入の成功は難しいでしょう。
例えば、業務の標準化・効率化（全社業務の最適化）を目的として、情報システムを導入する場合があります。
要件定義までに業務の問題点を洗い出し、業務改善・標準化を推進した上で情報システムを導入し、一見システム導入が成功したかのように思われます。
しかし、そのような場合でも標準化後の業務を維持する仕組や組織体制となっていなければ、早晩業務は以前のやり方に戻され、個別最適のローカルルールや個人のEXCELで業務を運用してしまい、結局システムが活用されないといった事態になってしまうことが多々あります。
あるいは、経営管理強化を目的としてシステムを導入し、それを利用して経営管理に必要な情報を把握することが可能になったものの、様々なデータの入力作業が現場担当者の負担となり、入力がおざなりになって結局システム導入が無駄となることもあります。
また別のケースでは、コスト削減という明確な目的をもって情報システムを導入しても、最終的にその目的が達成できないことがあります。
例えば、コスト削減のために在庫削減の必要があると考え、情報システムの導入によって在庫の見える化を実現し、様々な角度から分析が可能となって在庫削減を推進することはできるでしょう。
しかし、責任の所在を明確にしなければ在庫削減の旗振り役が存在せず、他のコストや業績評価との連動を図れないために、コスト削減という最終目的を達成できない結果となってしまうのです。

これらのように、情報システム導入の失敗事例を上げると枚挙に暇がありません。
こうした実態が、「情報システムが役に立たない」と言われる所以でしょう。
情報システムは、導入しただけではその効果が十分に発揮されません。
その結果、「残業時間やコストが削減できない」「決算早期化も実現できない」と社内で言われ、目的を達成できない「費用がかかるだけで何も変わらない情報システム」となってしまうのです。
情報システムの導入を成功に導くためには、経営者の意図や適用目的、利用シーンが明確で、かつ必要な備えの「必要十分性」がきちんと吟味されていなければなりません。
そして、責任（組織）や業績評価の整備も含む、戦略、業務、組織・人事のワンセット改革が必要と言えるでしょう。

本コラムでは、こうした実情を踏まえ「どうすれば情報システムが役に立つのか」を、経営課題のタイプ（海外展開、事業承継・事業継続、経営管理強化、業務コスト削減、業容拡大、等）に応じて解説していきます。
次回は、海外進出・グローバル展開における情報システムの役割についてご紹介します。

CDIソリューションズ（現アクティベーションストラテジー）　シニアディレクター
森田 克己　（もりた かつみ）